Ranking: Najlepsze Oprogramowanie do Faktur w 2025

Ręczne wystawianie faktur to koszmar każdego przedsiębiorcy. Pochłania czas, generuje błędy i, co najważniejsze, odciąga Cię od rozwoju biznesu. W dobie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i rosnącej biurokracji, wybór sprawdzonego i intuicyjnego oprogramowania do faktur jest już nie tylko wygodą, ale koniecznością.

Dobre oprogramowanie powinno być szybkie, niezawodne, a przede wszystkim zgodne z najnowszymi przepisami. Przygotowaliśmy dogłębny ranking, który porównuje 10 najpopularniejszych na rynku rozwiązań. Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność, czy zarządzasz dużą firmą, ten przewodnik pomoże Ci wybrać system idealnie dopasowany do Twoich potrzeb. Zapraszamy do rankingu!

Oprogramowanie do Faktur – Porównanie TOP 10 (Tabela)

Poniższa tabela przedstawia szybkie porównanie kluczowych graczy w segmencie oprogramowania do fakturowania w Polsce.

Firma / Produkt	Kluczowa Zaleta	Koszt (orientacyjny)	Limit Faktur / Miesiąc	Ocena Redakcji
1. Fakturownia	Najlepszy dla JDG i MŚP, KSeF	Od 15 PLN/mies.	Bez limitu (w wyższych planach)	4.8/5
2. inFakt	Połączenie fakturowania z księgowością online	Od 50 PLN/mies.	Bez limitu	4.7/5
3. Comarch ERP XT	Integracja z dużym systemem ERP	Od 25 PLN/mies.	Bez limitu	4.6/5
4. iFirma	Dla osób korzystających z usług biura rachunkowego	Od 49 PLN/mies. (pakiet)	Bez limitu	4.5/5
5. FakturaXL	Bardzo niska cena i prostota	Od 8 PLN/mies.	Bez limitu	4.4/5
6. Subiekt GT/Nexo (Insert)	Dla handlu i magazynowania (system desktopowy)	Jednorazowa licencja (wysoka)	Bez limitu	4.2/5
7. Flobo	Integracja z e-commerce (Allegro, Shopify)	Od 39 PLN/mies.	Zależne od pakietu	4.1/5
8. Quickbooks	Międzynarodowe standardy, dla globalnych firm	Od 60 PLN/mies.	Bez limitu	4.0/5
9. WAPRO JPK/Fakir	Dla biur rachunkowych i księgowych	Jednorazowa licencja	Bez limitu	3.9/5
10. Faktury.pl (Darmowy)	Najprostsze fakturowanie, wersja Free	0 PLN	Limit 10 faktur/mies.	3.5/5

Ranking TOP 10 Oprogramowania do Faktur (Szczegółowy)

1. Fakturownia – Najlepszy dla Małych i Średnich Firm oraz e-commerce

W pigułce:

• Specjalizacja: Kompleksowe fakturowanie online i integracje.
• Kluczowa zaleta: Łatwość obsługi, moduł KSeF, duża liczba integracji (API, e-commerce).
• Koszt (Pakiet Standard): Od 15 PLN/mies. (za najniższy, roczne płatności).
• Ocena Redakcji: 4.8/5 – Lider uniwersalności.

Opis: Fakturownia to jeden z najczęściej wybieranych systemów chmurowych w Polsce. Oferuje pełen wachlarz dokumentów, obsługę walut, magazynu oraz integrację z bramkami płatności. Najważniejsze: jest w pełni przygotowana na obowiązkowy KSeF, oferując sprawne generowanie, wysyłkę i odbiór e-faktur ustrukturyzowanych. Proces wdrożenia jest natychmiastowy – wystarczy rejestracja i można zacząć fakturować.

• Zalety: Pełna obsługa KSeF, bardzo intuicyjny interfejs, ogromna elastyczność w dostosowywaniu szablonów faktur, bezpłatny test przez 30 dni.
• Wady: W najtańszych planach brakuje bardziej zaawansowanej analityki.
• Dla kogo: Firma jednoosobowa (JDG), małe i średnie przedsiębiorstwa z różnorodną bazą klientów oraz firmy handlujące online.

Sprawdź ofertę Fakturownia

2. inFakt – Połączenie Fakturowania z Pełną Księgowością

W pigułce:

• Specjalizacja: Oprogramowanie do faktur + biuro rachunkowe online.
• Kluczowa zaleta: Idealna syneriga faktury i księgowości; brak konieczności eksportu dokumentów.
• Koszt: Od 50 PLN/mies. (za moduł fakturowania bez obsługi księgowej).
• Ocena Redakcji: 4.7/5 – Idealny dla przedsiębiorcy samozatrudnionego.

Opis: inFakt to kompleksowe rozwiązanie dla tych, którzy chcą mieć fakturowanie i rozliczenia podatkowe w jednym miejscu. Choć można kupić sam moduł do faktur, siła inFaktu leży w pakiecie z usługami księgowymi. Wystawiona faktura jest automatycznie księgowana i wysyłana do urzędu (lub do KSeF). Proces jest prosty i maksymalnie zautomatyzowany. Oferuje również wsparcie mobilne.

• Zalety: Fakturowanie jest w pełni zintegrowane z KPiR, szybkie deklaracje podatkowe (VAT, ZUS), pomoc eksperta podatkowego w pakiecie.
• Wady: Nie jest to najtańsza opcja na rynku; może być zbyt rozbudowany dla kogoś, kto ma już zewnętrzne biuro rachunkowe.
• Dla kogo: Samozatrudnieni, freelancerzy i właściciele małych firm szukający rozwiązania all-in-one.

Sprawdź ofertę inFakt

3. Comarch ERP XT – Fakturowanie z Potencjałem Rozwoju

W pigułce:

• Specjalizacja: Moduł fakturowania zintegrowany z większym systemem ERP.
• Kluczowa zaleta: Skalowalność i przejście do pełnego ERP w dowolnym momencie.
• Koszt: Od 25 PLN/mies. (za podstawowy moduł Faktury).
• Ocena Redakcji: 4.6/5 – Dla rosnących firm.

Opis: Comarch, jeden z największych dostawców oprogramowania biznesowego w Polsce, oferuje ERP XT jako elastyczną opcję chmurową. Moduł fakturowania jest szybki, wspiera KSeF i pozwala na pełną kontrolę nad dokumentami. Jego największą zaletą jest to, że w miarę rozwoju firmy można łatwo rozszerzyć pakiet o magazyn, księgowość czy CRM, pozostając w tym samym ekosystemie.

• Zalety: Stabilność dużego dostawcy, gwarancja zgodności z prawem, łatwe przejście na wyższe moduły ERP, zaawansowany system praw dostępu.
• Wady: W najprostszej wersji interfejs może wydawać się mniej "lekki" niż u konkurencji chmurowej.
• Dla kogo: Firmy planujące dynamiczny rozwój, które w przyszłości będą potrzebowały integracji z magazynem i bardziej złożonej analityki.

Sprawdź ofertę Comarch ERP XT

4. iFirma – Oprogramowanie Zorientowane na Biura Rachunkowe

W pigułce:

• Specjalizacja: Fakturowanie w połączeniu z usługami biura rachunkowego.
• Kluczowa zaleta: Automatyzacja przesyłania dokumentów do dedykowanej księgowości.
• Koszt: Fakturowanie bez biura od 10 PLN/mies.; z księgowością od 49 PLN/mies.
• Ocena Redakcji: 4.5/5 – Dla klientów biur rachunkowych i księgowych.

Opis: iFirma działa w modelu hybrydowym: oferuje zarówno samo oprogramowanie do fakturowania, jak i pełną obsługę księgową. System jest bardzo ceniony za prostotę i dostosowanie do polskiego prawa. Szczególnie polecany tym, którzy korzystają z ich biura rachunkowego – fakturowanie staje się niemal bezobsługowe, ponieważ dokumenty są natychmiast widoczne dla księgowych. Pełna obsługa KSeF jest standardem.

• Zalety: Doskonała integracja z własnym biurem rachunkowym, czytelne szablony, darmowa wersja z podstawowymi funkcjami.
• Wady: Pełna funkcjonalność jest osiągalna tylko w wyższych pakietach.
• Dla kogo: Przedsiębiorcy korzystający lub planujący skorzystać z usług biura rachunkowego online i szukający maksymalnej wygody.

Sprawdź ofertę iFirma

5. FakturaXL – Najtańsza Opcja z Pełnymi Funkcjami

W pigułce:

• Specjalizacja: Tanie, proste i szybkie fakturowanie.
• Kluczowa zaleta: Wyjątkowo niska cena w stosunku do funkcjonalności (KSeF, magazyn).
• Koszt: Od 8 PLN/mies. (za najtańszy pakiet roczny).
• Ocena Redakcji: 4.4/5 – Najlepszy stosunek ceny do jakości.

Opis: FakturaXL to idealne rozwiązanie dla tych, którzy cenią sobie minimalizm cenowy bez rezygnacji z kluczowych funkcji, w tym KSeF. Interfejs jest prosty i łatwy do opanowania, co czyni go świetnym wyborem dla osób, które nie są przyzwyczajone do złożonych systemów ERP. Mimo niskiej ceny, oferuje moduł magazynowy oraz integracje z bankami, co jest rzadkością w tej półce cenowej.

• Zalety: Najniższa cena na rynku, pełna zgodność z KSeF, intuicyjna obsługa, automatyczne przypomnienia o płatnościach.
• Wady: Mniejsza elastyczność w projektowaniu niestandardowych dokumentów.
• Dla kogo: JDG, mikroprzedsiębiorstwa oraz firmy usługowe, które wystawiają dużą liczbę faktur, ale mają ograniczony budżet na oprogramowanie.

Sprawdź ofertę FakturaXL

6. Subiekt GT/Nexo (Insert) – Klasyka dla Handlu i Magazynu

W pigułce:

• Specjalizacja: Pełny system ERP/Magazyn, fakturowanie jest jego częścią.
• Kluczowa zaleta: Niezrównane możliwości zarządzania towarem i stanami magazynowymi.
• Koszt: Jednorazowa wysoka licencja (ponad 1000 PLN + abonament na aktualizacje).
• Ocena Redakcji: 4.2/5 – Dla firm handlowych z magazynem.

Opis: Subiekt, zwłaszcza w wersji Nexo, to system desktopowy z modułem fakturowania (choć coraz częściej oferowany w chmurze). Jest to lider w zarządzaniu sprzedażą i magazynem. Faktury są tylko elementem obiegu dokumentów, ale jest to system sprawdzony i używany przez tysiące polskich handlowców. Należy jednak pamiętać o wysokim koszcie licencji i konieczności aktualizacji.

• Zalety: Najlepsze zarządzanie magazynem, bardzo stabilne, możliwość tworzenia wielu stanowisk pracy, głęboka integracja z księgowością (Rachmistrz).
• Wady: Wysoki koszt początkowy, bardziej złożony proces wdrożenia (wymaga instalacji lub chmury dedykowanej), mniej intuicyjny niż czyste systemy chmurowe.
• Dla kogo: Średnie i duże firmy handlowe i produkcyjne, które potrzebują zaawansowanej kontroli nad stanami magazynowymi.

Sprawdź ofertę Insert (Subiekt)

7. Flobo – Integracja Fakturowania z E-commerce

W pigułce:

• Specjalizacja: Automatyczne fakturowanie sprzedaży online (Allegro, Shoper, IdoSell).
• Kluczowa zaleta: Pełna automatyzacja procesu, od zamówienia do faktury (w tym faktury pro forma).
• Koszt: Od 39 PLN/mies. (zależne od liczby faktur/zamówień).
• Ocena Redakcji: 4.1/5 – Najlepszy dla sprzedawców internetowych.

Opis: Flobo to specjalistyczne narzędzie stworzone z myślą o sklepach internetowych i sprzedawcach na platformach typu marketplace. Automatycznie pobiera dane o zamówieniach i generuje faktury, minimalizując błędy ludzkie i oszczędzając czas. Choć jego funkcje fakturowania są standardowe, integracje z platformami e-commerce są jego największym atutem. Obsługuje również KSeF.

• Zalety: Maksymalna automatyzacja dla e-commerce, integracja z popularnymi platformami, oszczędność czasu przy masowym wystawianiu dokumentów.
• Wady: Mniej elastyczny w obsłudze faktur dla klientów B2B (poza e-commerce).
• Dla kogo: Właściciele sklepów internetowych, sprzedawcy Allegro i e-commerce, którzy mają dużą liczbę transakcji.

Sprawdź ofertę Flobo

8. Quickbooks – Globalny System Fakturowania dla Międzynarodowych Firm

W pigułce:

• Specjalizacja: Chmurowa księgowość i fakturowanie na skalę globalną.
• Kluczowa zaleta: Obsługa wielu walut, języków i międzynarodowych standardów księgowych.
• Koszt: Od 60 PLN/mies. (za najniższy plan).
• Ocena Redakcji: 4.0/5 – Dla eksporterów i firm z zagranicznymi klientami.

Opis: Quickbooks, produkt Intuit, to globalny standard. Choć może być droższy niż polskie odpowiedniki, oferuje niezrównane możliwości dla firm wystawiających faktury zagraniczne, prowadzących rozliczenia w wielu walutach i potrzebujących raportowania w międzynarodowych formatach. Warto sprawdzić jego aktualną zgodność z polskimi wymogami KSeF, choć zwykle szybko dostosowuje się do lokalnych przepisów.

• Zalety: Raportowanie międzynarodowe, profesjonalny i przejrzysty interfejs, zarządzanie kosztami i wydatkami.
• Wady: Cena wyższa niż u lokalnej konkurencji, polska lokalizacja czasem bywa opóźniona w stosunku do konkurencji.
• Dla kogo: Firmy eksportujące, prowadzące działalność transgraniczną oraz startupy z zagranicznym kapitałem.

Sprawdź ofertę Quickbooks

9. WAPRO JPK/Fakir – Rozwiązanie dla Profesjonalistów Księgowości

W pigułce:

• Specjalizacja: Księgowość i finanse, fakturowanie jest integralną częścią.
• Kluczowa zaleta: Głębokie możliwości generowania JPK i integracja z systemami księgowymi.
• Koszt: Jednorazowa licencja (kilkaset PLN).
• Ocena Redakcji: 3.9/5 – Dla biur rachunkowych i księgowych.

Opis: WAPRO to kolejny z polskich gigantów dostarczających oprogramowanie do zarządzania. Moduł fakturowania jest bardzo szczegółowy i doskonale integruje się z resztą ekosystemu WAPRO, zwłaszcza z JPK. Jest to wybór często preferowany przez biura rachunkowe. Choć działa w chmurze, jego interfejs i logika działania jest bardziej zbliżona do tradycyjnych systemów desktopowych.

• Zalety: Duża kontrola nad dokumentami, solidne generowanie JPK, stabilność i zaufanie w branży księgowej.
• Wady: Mniej intuicyjny dla laika niż chmurowe systemy JDG, wymaga większej wiedzy księgowej.
• Dla kogo: Biura rachunkowe, zaawansowani użytkownicy potrzebujący pełnej kontroli księgowej i generowania JPK.

Sprawdź ofertę WAPRO

10. Faktury.pl (Darmowy) – Najprostsza Opcja Free

W pigułce:

• Specjalizacja: Darmowe, podstawowe fakturowanie online.
• Kluczowa zaleta: Całkowity brak kosztów przy niskiej intensywności.
• Koszt: 0 PLN (wersja podstawowa).
• Ocena Redakcji: 3.5/5 – Dla okazjonalnych użytkowników.

Opis: Faktury.pl oferują najprostszą możliwą formę – wystawiasz fakturę, pobierasz PDF, wysyłasz. W wersji darmowej zwykle istnieją limity (np. 10 faktur miesięcznie) oraz brak bardziej zaawansowanych funkcji (jak pełny KSeF czy obsługa magazynu). Jest to jednak świetny wybór na sam początek, dla osób wystawiających faktury sporadycznie lub w ramach działalności nierejestrowanej.

• Zalety: Darmowy dostęp, bardzo intuicyjny i szybki, brak konieczności zakładania konta w niektórych wariantach.
• Wady: Zwykle brak pełnej integracji z KSeF w wersji Free, limit faktur, ograniczona funkcjonalność.
• Dla kogo: Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, freelancerzy wystawiający kilka faktur miesięcznie, firmy na etapie testowania rozwiązań.

Sprawdź ofertę Faktury.pl

Jak Wybraliśmy Najlepsze Oferty? (Metodologia)

Nasz ranking został opracowany na podstawie siedmiu kluczowych kryteriów, które mają bezpośredni wpływ na efektywność pracy i bezpieczeństwo prawne każdego przedsiębiorcy. Każdy system był oceniany w skali 1 do 5 (gdzie 5 to maksimum):

1. Zgodność z KSeF i Polskim Prawem: Absolutna podstawa. Ocenialiśmy gotowość do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur oraz poprawność prawną generowanych dokumentów.
2. Koszty i Transparentność Cennika: Analiza opłat abonamentowych, kosztów dodatkowych (np. za integracje) oraz przejrzystości cennika.
3. Zakres Funkcjonalności: Liczba obsługiwanych typów dokumentów (faktury VAT, pro forma, walutowe, marża), obsługa magazynu, integracje z bankami/płatnościami.
4. Intuicyjność i Platforma Online: Łatwość wdrożenia i codziennej obsługi, dostępność aplikacji mobilnej, jakość interfejsu użytkownika (UX).
5. Szybkość i Wydajność: Jak szybko generują się faktury i działają zaawansowane funkcje, jak np. cykliczne fakturowanie.
6. Wymagania i Dostępność: Czy usługa jest łatwo dostępna dla JDG, MŚP, czy wymaga zaawansowanych procedur.
7. Reputacja i Opinie Użytkowników: Analiza sentymentu na forach, w mediach społecznościowych i serwisach z opiniami biznesowymi.

 

Wszystko o Oprogramowaniu do Faktur – Przewodnik dla Użytkownika

Co to jest oprogramowanie do faktur i kiedy warto z niego korzystać?

Oprogramowanie do faktur to narzędzie (często w chmurze), które automatyzuje proces wystawiania, wysyłania, archiwizowania i zarządzania dokumentami sprzedażowymi (faktury, paragony, WZ). Kiedyś wystarczał Excel, dziś, ze względu na JPK i KSeF, dedykowany system jest niezbędny.

Warto z niego korzystać, gdy:

• Wystawiasz więcej niż 5 faktur miesięcznie.
• Zależy Ci na pełnej zgodności z KSeF i automatyzacji wysyłki do urzędu.
• Chcesz monitorować płatności i szybko wysyłać ponaglenia.
• Prowadzisz sprzedaż w różnych walutach lub na różnych rynkach.

Na co uważać przy wyborze oprogramowania?

• KSeF: Upewnij się, że system oferuje pełną, a nie tylko szczątkową, integrację z Krajowym Systemem e-Faktur.
• Własność Danych: Sprawdź, jak łatwo możesz wyeksportować wszystkie swoje dane i dokumenty, jeśli zdecydujesz się na zmianę dostawcy.
• Ukryte Opłaty: Czy dodanie użytkownika, obsługa walut obcych lub moduł magazynowy wymagają wykupienia droższego planu?
• Wsparcie Techniczne: Jak szybko i w jakich godzinach otrzymasz pomoc w razie problemów (zwłaszcza krytycznych, np. związanych z KSeF).

 

Podsumowanie i Ostateczna Rekomendacja

Wybór idealnego oprogramowania do faktur zależy od specyfiki Twojej firmy, ale po dogłębnej analizie, nasz zespół ma jasnych faworytów:

Zwycięzca Rankingu: Fakturownia (Ocena 4.8/5)

Fakturownia wygrywa dzięki najlepszej równowadze między ceną, funkcjonalnością, łatwością obsługi a gotowością na KSeF. To najbardziej uniwersalne narzędzie, które sprosta wymaganiom zarówno małych firm usługowych, jak i średnich przedsiębiorstw.

Wyróżnienia w Kategoriach Specjalnych:

• Najlepszy Stosunek Ceny do Jakości: FakturaXL (Dla firm z ograniczonym budżetem).
• Najlepszy System All-in-One: inFakt (Dla osób łączących fakturowanie z księgowością online).
• Najlepszy dla E-commerce: Flobo (Automatyzacja procesów masowej sprzedaży online).

Niezależnie od ostatecznego wyboru, pamiętaj, że inwestycja w dobre oprogramowanie do faktur to inwestycja w spokój ducha i efektywność. Nie ryzykuj błędów księgowych i wybierz system, który zaopiekuje się dokumentami za Ciebie!

Gotowy Ułatwić Sobie Fakturowanie?

Sprawdź sam funkcje lidera naszego rankingu!

Sprawdź Aktualną Ofertę Fakturownia!

FAQ (Najczęściej Zadawane Pytania)

1. Czy darmowe programy do faktur są zgodne z KSeF?

Większość darmowych wersji oferuje jedynie podstawowe fakturowanie. Pełna obsługa Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i bezpośrednie wysyłanie dokumentów do systemu Ministerstwa Finansów zazwyczaj wymaga wykupienia płatnego planu abonamentowego.

2. Czy potrzebuję modułu magazynowego?

Moduł magazynowy jest niezbędny, jeśli Twoja firma prowadzi sprzedaż towarów. Umożliwia automatyczne generowanie dokumentów WZ i śledzenie stanów magazynowych. Firmy usługowe (np. programiści, doradcy) zazwyczaj go nie potrzebują.

3. Czy muszę informować biuro rachunkowe o zmianie oprogramowania?

Tak, jest to kluczowe. Upewnij się, że Twój nowy system ma opcję automatycznego eksportu danych (np. pliki JPK) lub dedykowaną integrację, która pozwoli Twojemu księgowemu na bezproblemowy dostęp do dokumentów.

4. Co to jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to scentralizowany system Ministerstwa Finansów, który stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Służy do wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Każde nowoczesne oprogramowanie musi mieć moduł KSeF, aby faktura mogła być uznana za prawnie wystawioną po dacie wejścia obowiązku.